이 글은 Spotify|LABS 블로그에 게재된 How we do large scale retrospectives를 번역한 것입니다. 개인적인 의견과는 100% 일치하지 않을 수 있으며, 원저자의 동의를 얻어 번역하였습니다.

옮긴이의 말_최근 스크럼 마스터의 업무에 준한 업무를 하고 있으며, ‘더 다은 개발을 하려면 어떻게 하는 것이 좋을지’에 대한 고민의 끈을 놓지 않고 있습니다. 고민을 해결하는 데 많은 도움이 될만한 아티클인이라 공유 차원에서 블로그에 올려봅니다. 비슷한 경험이나 고민을 공유하고 싶으신 분들은 이 포스트에 답글로 남겨주셔도 좋습니다.

서문: 이 포스트는 Andy Park에 의해 시작되었습니다. 그는 이전 스포티파이에서 애자일 코치의 업무를 수행했습니다. 수년간 우리는 “대규모 회고”를 하는 방법을 찾아내기 위해 여러가지 실험을 진행했습니다. 넓은 지역에 널리 퍼져 있는 복잡한 조직–수십 개의 팀을 포함한 크고–으로부터 학습 내용을 수집하고 전달하기 위한 방법을 찾기 위해서였습니다. 이전에 우리는 전통적인 방법의 회고, “모든 사람을 큰 하나의 방에 모아두고 진행하는” 방법의 회고를 수행했습니다. 하지만 현재는 지역적으로 다른 여러곳에서 근무하는 수백명의 사람들을 모으기란 불가능한 상황입니다. 몇가지 실험을 수행한 후 확장이 용이한 분산화 된 접근법을 선택했습니다. Andy는 이러한 회고를 수차례 퍼실리테이션했으며, 그 경험을 글을 통해 기꺼이 공유해 주었습니다. 이 포스트의 대부분의 내용은 Andy가 작성한 것이며, 저는 몇가지 소소한 내용을 첨언했습니다. 즐겁게 읽어주십시오! /Henrik

스포티파이_Spotify에서 카이젠_Kaizen은 매우 중요한 가치이며 회고_{retros/ retrospectives}는 지속적으로 반영과 개선을 할 수 있도록 돕는 좋은 도구 중 하나입니다. 스쿼드_squad 레벨에서 뿐만 아니라 전사 레벨에서도 회고를 수행합니다. 막상 글로 쓰고보니 정말 대단하게 느껴집니다. 프랙티스를 통해 우리가 미친듯이 성장할 때, 전사적인 크기의 활동을 하는 것은 매우 어려우며, 그러한 활동과 관련된 회고의 규모 역시 점점 커지게 되어 오히려 다른 문제가 되기도 한다는 것을 깨달았습니다.

이러한 상황이 혹시라도 여러분이 느끼고 있는 대규모 프로그램의 회고와 비슷하지 않은가요?

2014년 후반, 우리는 우리는 NYC와 Stockholm의 80~90명에 이르는 동료들과 함께 혁신적인 방법의 회고 프로그램을 운영해 볼 기회를 가지게 되었습니다. 거대한 하나의 세션을 진행하는 대신 좀 다른 것을 시도해 보았습니다–그리고 이 방법이 앞서 말씀드린 상황에서 꽤 효과적이라는 것을 발견했습니다.

이 방법은 우리에게 충분히 효과적이었고, 우리는 이 방법을 거대한 프로젝트–Moments and Running, Sony PlayStation™ Music–에 적용했습니다. 이 프로젝트에는 전세계 각지에 흩어진 수백 명의 동료이 함께 하고 있었고, 일하는 부서 역시 TPD(기술, 제품, 디자인) 부서는 물론 법률, 비즈니스, 라이선싱, 파트너십 계약 부서와 같이 각양각색이었습니다.

위와 같은 대규모의 프로그램들로부터 보다 효과적인 학습을 위해 우리는 다음과 같은 방법을 사용했습니다. Henrik Kniberg가 고안한 이 방법은 수차례의 실험을 통해 스포티파이에 맞게 다듬어졌습니다.

대규모 회고를 분산화하는 방법

요약하면 다음과 같습니다:

실제로 적용한 방법

가장 먼저 우리는 다음을 단단히 먹고 성깔있는 애자일 에반젤리스트들을 투입해서 경영진의 마음을 바꾸고 회사가 이 활동을 보장 받을 수 있도록 성전_{holy war}을 치루도록 했습니다!!

다행스럽게도(^^) 스포티파이에서는 그럴 필요는 없었습니다. 따라서 Step 1 은 애자일 코치들에게 자원자들을 찾아서 소규모의 퍼실리테이터 워킹 그룹_{working group of facilitators}을 구성하도록 이메일을 보내는 것으로 시작했습니다. 워킹 그룹을 형성한 후에는 ‘회고 활동의 기대치 설정, 목적 수립, 회고의 중요성과 관련한 회사 및 회고 참여자들과의 커뮤니케이션” 활동들을 순환반복 했습니다. 우리는 상위 레벨의 회고 계획도 다듬었습니다. 다음 구글 스프레드 시트는 이 활동 내용이 반영된 결과물입니다:

이 과정의 일환으로 우리는 독립적으로 연구 가능한 몇몇 “테마_themes“를 식별했습니다(바로 이것이 스케일링 트릭입니다!). 예를 들면 “프로그램 매니지먼트_{program management}”, “신규 컨텐츠_{new contents}”, “아키텍처_architecture“와 같은 형태가 됩니다. 테마는 컨텍스트와 매우 밀접하게 연관이 있기 때문에, 이를 적절하게 선택하는 것이 워킹 그룹의 핵심 업무였습니다.

실행하기에 충분한 계획이 수립된 시점에서 워킹 그룹은 Step 2–실질적인 회고의 수행–로 이동했습니다. 모든 사람이 모든 대화에 참여할 필요는 없었으며, 대신 수많은 소규모 대화로 나누어 구성했습니다. 퍼실리테이터들은 흩어져서 주제를 선택하고, 그 주제에 관한 통찰력을 가지고 있는 다양한 직군의 구성원들을 모아서 회고를 진행했습니다. 그룹의 규모가 적을수록 양질의 대화가 이루어졌음은 물론이고, 참여자들을 모으는 일 역시 훨씬 수월했습니다(모두 함께 모일 수 있는 시간, 인원 규모에 맞는 적절한 회의실을 선택하는 일을 포함합니다).

회고의 구체적인 형태는 대부분 퍼실리테이터들에게 일임했습니다. 다만 최근에는 하나의 “표준화 된” 형태를 지향하고 있으며, 퍼실리테이터들은 표준안을 참고해서 회고의 시작과 이후의 진행 과정을 보다 수월하게 진행할 수 있게 되었습니다:

• Introduction (회고의 목적을 공유하고, 회고 참석자들을 소개합니다.)
• Timeline (하나의 타임라인을 그린 뒤, 마일스톤을 표시합니다. 이후 어떤 점들이 잘 되었는지, 혹은 그럴지 않았는지, “코끼리들!!”이 있었는지를 함께 표시합니다.)
• Cluster (패턴을 찾아내고, 패턴에 라벨링을 합니다.)
• Recommendations (구체적인 인사이트와 권장사항들을 구체화합니다–'’지금 어떻게 일하고 있는지’, ‘이후 어떻게 해야 할지’를 포함합니다)
• Closing (함께 둘러 앉아 마지막으로 각자의 생각들을 서로 공유하고, 회고 자체에 대한 신속한 피드백을 공유합니다)

위의 표준안은 글자 그대로 매우 ‘간단한’ 형태이므로, 회고의 세부적인 진행은 역시 퍼실리테이터인 여러분의 몫입니다.

퍼실리테이터 워킹 그룹의 구성원들은 수시로 만납니다. 이 미팅에서 위의 스프레드 시트를 동기화/ 상태 공유 도구로 사용합니다. 워킹 그룹의 구성원들은 서로를 돕기도 하며, 촉매 요소의 부족과 같은 문제들을 제기하기도 합니다.

개별적인 회고들이 마무리 되면(일반적으로 몇 주가 지난 뒤), 워킹 그룹은 점진적으로 Step 3–수집된 데이터에 대한 논의, 데이터 통합–을 진행합니다. 이 단계에서는 패턴을 찾아내고, 발견한 패턴을 간결하고 압축된 형태로 요약하는 것입니다. 요약에는 핵심적인 인사이트와 권고 사항들이 포함됩니다.

준비가 완료되면, 워킹 그룹은 마지막 단계인 Step 4–정리된 내용의 전파–를 진행합니다. 여기에에는 이해관계자 및 회고 참석자들과 요약된 내용을 공유하는 과정, 학습한 내용을 공유하기 위해 소규모 그룹으로 미팅을 진행하는 과정, 타운홀 세션을 통해 발표하는 과정 등이 포함되어 있습니다. 이를 통해 조직은 학습된 내용을 내재화하고 이를 기반으로 액션을 수행합니다.

이 포맷을 통해 얻을 수 있는 이점들

분산 회고 모델을 통해, ‘‘개별적인 소규모 그룹이 서로 다른 주제에 대해 집중함으로써 전사적으로 교차 기능적이며 영향력있는 학습을 만들어 낸다는 것’‘을 배웠습니다.

사람의 관점에서 볼 때, 이러한 회고 방법은 개개인에게 그들이 말할 수 있는 공간, 그들의 말이 수용되는 공간을 제공하기 때문에 구성원들의 참여를 높일 수 있게 됩니다. 또한 그들이 마음속의 응어리를 풀어낼 수 있는 안전한 장소를 제공하기도 합니다. 이는 스포티파이의 DNA는 물론 우리가 구축하려고 하는 투명한 학습 조직을 강화하는 데 도움이 됩니다.

회고에 대한 회고

우리는 지속적으로 기능 교자적인 회고를 하는 방법을 개선하는 과정에서 많은 것들을 배웠습니다. 이들 중 일부는 기본적이지만 때로는 간과되는 것으로, 2012년 첫 시도 이후, 우리가 더욱 효과적인 회고를 하는 데 도움을 주는 것들입니다:

• 회고를 담당하는 “Road manager”를 임명하십시오. Road manager는 회고에 다른 이들이 참여할 수 있도록 계획하고 독려하며, 회고 워킹 그룹은 혹은 이해관계자들과 함께 다양한 정기적인 체크인을 계획하도록 합니다.
• 회고의 주제를 정할 때는 “신해철 질문–니가 진짜로, 니가 진짜로 원하는 게 뭐야”¹을 던지십시오.
• 기대하는 바와 우선 순위를 분명하게 합니다. 퍼실리테이터는 자원자들로 구성되며, 지원자들은 이 역할을 수행하는 데 필요한 헌신의 정도와 업무를 충분하게 이해한 후에 지원해야 합니다.
• 조금 더 신속하게 진행하고 싶다면, 회사(경영진 및 참석자)와 함께 회고의 우선 순위 및 중요성에 관한 대화를 해야 합니다. 이러한 바탕 위에서 회고 참석자들은 회고를 통해 얻고자 하는 바에 대해 명확하게 이해할 수 있으며, 능동적으로 회고를 위한 시간을 마련하게 됩니다. 회고에 대한 공감대가 형성되지 않는 경우 사람들은 회고를 위한 시간을 따로 준비하지 않을 것이며, 회고는 스케줄이 비어 있는 틈바구니에서 진행되고 말 것입니다. 개별적인 테마와 관련된 회고가 길어짐은 물론 전체적인 회고의 공수도 증가할 것입니다. 결과적으로 시간이 길어짐에 따라 학습의 효과 역시 저하됩니다.

전체적으로 이 포맷은 우리가 지금까지 찾은 대규모 회고에 가장 적합한 것입니다. 우리는 지속적으로 실험을 진행할 것입니다.

피드백

우리는 이 포스트가 여러분에게 컨텍스트와 규모에 관계없이 여러분이 회고를 할 수 있도록 아이디어를 제공했길 희망합니다. 이와 비슷한 경험을 나는 분들이 있다면 즐겁게 그 경험을 공유해 주시면 좋겠습니다 :)

– Andy & Henrik


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